Emettre une facture, les règles à respecter

La facturation doit répondre à un formalisme précis tant pour le contenu que pour leur émission. Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doit faire l’objet d’une facturation en tant que preuve juridique, comptables, fiscales et commerciales, les factures doivent être conservées 10 ans. Elles peuvent être délivrées sous forme papier en deux exemplaires ou électronique, sous certaines conditions.

Les règles applicables en matière de facturation dépendent des règles fiscales liées à l’état membre dans lequel l’opération est située. C’est ainsi qu’une opération de prestations de service peut donner lieu à auto-liquidation de la taxe par le client si l’opération est située dans un autre Etat de l’Union Européenne et que le preneur est assujetti à la TVA. A contrario, si la prestation de tva est située hors de l’union européenne, les règles applicables sont celles définies dans la convention fiscale de l’Etat d’établissement du fournisseur ou du prestataire.

Voici donc les principales règles liées à l’émission d’une facture.

Quid de l’obligation de facturation

La facture est obligatoire dans les cas suivants :
– prestation de service ;
– vente de marchandise entre professionnels ;
– vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
– prestation d’un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant. Livraison aux enchères publiques de biens d’occasion.

<3>Les risques encourus en cas de manquement

L’absence de facture originale et conforme aux dispositions en vigueur est susceptible d’entraîner la remise en cause de la déduction de la TVA. Au niveau pénal, tout manquement à cette obligation est passible d’une amende pénale de 75 000 € et d’un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction). Retenez que l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au ¼ de son montant.

Les principales mentions obligatoires

En-tête de factures :
– Identité de l’émetteur : nom patronymique de l’entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial) ;
– dénomination sociale, forme juridique, montant du capital de la société, numéro Siren et code NAF ;
– numéro RCS (ou au Répertoire des métiers pour un artisan) ;
– adresse du siège social (et non de l’établissement) ;
– Identité de l’acheteur : nom (ou dénomination sociale) et adresse ainsi que l’adresse de livraison ;
– Date de la vente ou de la prestation de service ;
– Date d’émission de la facture et numéro de facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture) ;
– Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €) ;

Corps de facture :
– Quantité et dénomination précise des produits ou services (avec ventilation des matériaux fournis et de la main-d’œuvre) ;
– Prix unitaire hors taxe, réductions, rabais, escomptes éventuellement consentis et majorations éventuelles de prix (frais de transport, d’emballage, etc.) ;
– Date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard ;
– Assurance professionnelle, coordonnées de l’assureur et du garant, couverture géographique du contrat ou de la garantie (à préciser sur les devis et factures) ;

Pied de facture :
– Taux de TVA applicables et montant total de la TVA correspondant (si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant) ;
– Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
– Date ou délai de paiement et conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé ;
– Taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (pénalités exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire). En cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement doit être demandé.

Le cas de la facture annulée

Deux solutions peuvent alors se présenter à vous :
– Vous établissez une nouvelle facture venant annuler la première (avec mention de la facture annulée).
– Vous établissez une facture d’avoir en cas d’annulation de tout ou partie du paiement initialement convenu.

Le formalisme de la facture

Généralement transmises sur support papier, les factures peuvent aussi l’être par voie électronique sous réserve de l’acceptation du destinataire, de transmettre les factures par voie électronique, à condition que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garanties :
– au moyen d’une signature électronique
– au moyen d’un échange de données informatisé (EDI)
– depuis le 1er janvier 2013 par toute autre solution technique à la condition que des contrôles soient mis en place afin d’établir le lien entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services.

Enfin, gardez en tête que les modalités de stockage sont possibles sur tout support mais avec le respect de conditions particulières notamment pour les factures électroniques. Le support utilisé doit permettre la restitution des informations, d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu. A cet effet, nous pouvons tout à fait vous présenter nos recommandations afin de garantir le formalisme de votre facturation, aussi n’hésitez pas à nous solliciter !

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