Conserver et stocker ses documents numériques : le point sur la dématérialisation
Les modalités à mettre en œuvre pour respecter les exigences fiscales de conservation des factures dans leur forme et contenu originels sont différentes s’il s’agit d’un mode numérique de transmission. De plus, elles sont sécurisées en application de l’article 289-VII du CGI, qu’il s’agissent de factures papier créées informatiquement mais transmises sur support papier. Retour sur les cinq obligations fiscales liées à la dématérialisation et le stockage des documents.
Une obligation de conservation
Il est nécessaire de conserver les factures pendant un délai de 10 ans.
Les règles sont les suivantes :
– en matière commerciale, la prescription est de 5 ans (c. com. art. L. 110-4) ;
– en matière comptable, les pièces justificatives sont obligatoirement conservées pendant 10 ans (c. com art. L. 123-22) ;
– en matière fiscale, le délai de conservation des documents comptables est de 6 ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur ces documents (CGI, LPF, art. L. 102 B).
Le mode de conservation
Des éléments permettant de tracer la piste d’audit (informations, documents, données, traitements informatiques ou système d’information constitutifs des contrôles) et celui de la documentation correspondante doivent être conservés (CGI, ann. III, art. 96 I) :
– sur support papier la durée de conservation est de six ans lorsque c’est leur forme originelle ;
– sur support informatique la durée de conservation est de trois ans, puis sous la forme choisie par l’entreprise pendant les trois années suivantes (délai de reprise).
L’obligation de conservation porte sur l’intégralité du message – émis ou reçu – y compris les mentions non obligatoires. Le support informatique sur lequel sont conservés les messages factures doit être alimenté automatiquement par le système des informations qui en sont directement issues.
La valeur probante du fichier n’est pas remise en cause du seul fait de l’absence de mentions non obligatoires figurant sur la facture papier (par exemple, logos, messages-bandeau à caractère publicitaire, fonds de page).
L’enregistrement du fichier
L’enregistrement doit être fait à une date la plus proche possible de l’impression papier de l’original de la facture. A cet effet, le système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.
Lorsque les assujettis stockent leurs factures émises et reçues dans un serveur distant, les principes de stockage sont les mêmes.
Le lieu de stockage – ainsi que toute modification – doit faire l’objet d’une déclaration, en même temps que la déclaration des résultats, lorsque ce lieu est situé hors de France .
Droit d’accès de l’administration
Tout assujetti doit s’assurer que l’administration a, à des fins de contrôle, un accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées, quels que soient :
– le lieu de stockage en France ou hors du territoire national ;
– la personne chargée de stocker les factures en son nom et pour son compte.
Les factures doivent être accessibles dans le meilleur délai depuis son principal établissement ou son siège social.
L’accès aux factures est notamment garanti par la mise à disposition d’un personnel administratif mais en pratique il peut s’agir :
– d’une personne (responsable informatique, par exemple) chargée d’aider à la consultation des pièces ;
– d’un poste informatique dédié à la seule consultation, coupé de tout réseau local et comportant les factures sur la période vérifiée ;
– d’une copie papier des factures transmises par voie électronique.
Toutes ces mesures assurent la sécurité de l’essor d’un numérique qui s’impose de fait mais peut aussi apporter de nombreux services tels que celui des coffres-forts numériques.
