Le point sur la facture électronique

La transition numérique est en marche et telle que d’ici 2020, l’ensemble des factures à destination des acteurs du secteur public devront être numériques. Quels sont donc ces contours de la facture électronique ? Quels sont ces avantages ? Enfin, quelles sont les obligations liées quand elles sont établies auprès d’établissements publics ?

La facturation électronique obligatoire pour les marchés publics

Le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les professionnels qui émettent des factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs est le suivant :
• Depuis le 1er janvier 2017 : la facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises (1) et les personnes publiques ;
• Depuis le 1er janvier 2018 : la facture électronique est obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire (2) ;
• A compter du 1er janvier 2019 : la facture électronique est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (3) ;
• A compter du 1er janvier 2020 : la facture électronique est obligatoire pour les micros-entreprises (4).
(1) Entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 1,5 milliard d’euros, dont le total bilan est supérieur à 2 milliards d’euros ou dont l’effectif est supérieur à 5000 salariés.
(2) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 5000 salariés, et dont le chiffre d’affaires ou le total bilan n’excède pas 2 milliards d’euros.
(3) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 250 salariés, et dont le chiffre d’affaires n’excède pas 50 millions d’euros ou le total bilan n’excède pas 43 millions d’euros.
(4) Entreprises dont l’effectif ne dépasse pas 10 salariés et dont le chiffre d’affaires ou le total bilan n’excède pas 2 millions d’euros.

La facturation électronique entre entreprises privées
La loi Macron du 6 août 2015 impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électroniques qui leurs sont transmises par d’autres entreprises privées. Le calendrier de mise en place de cette obligation est le même que pour les marchés publics :
Dans les relations entre entreprises privées, les obligations en matière de facturation électronique ne concernent que la réception des factures. Pour le moment, il n’y a pas d’obligations prévues en matière d’émission de factures sous format électronique.

Contours de la facture électronique

Il s’agit d’une facture créée, envoyée et reçue sous forme numérique qui implique de :
– Garantir l’identité de l’émetteur,
– Garantir l’intégrité de la facture,
– Garantir la lisibilité du document par son destinataire,
– Contenir les mêmes mentions légales qu’une version papier (date d’émission, numéro, identité des deux parties).

Pour être certain que votre facture électronique réponde à ces critères, plusieurs options sont possibles :
– L’utilisation d’une signature électronique via un certificat qualifié ;
– La mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée (Piste d’Audit Fiable) ;
– La mise en place d’une norme acceptée par les deux parties de l’automatisation du traitement de la facture.

Des avantages conséquents

La facture électronique devenant obligatoire, autant profiter des avantages :
– Une réduction de vos coûts administratifs de 50% à 70% par rapport au traitement papier ;
– L’optimisation du suivi et de l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation ;
– La rationalisation de vos processus : meilleure fluidité dans les échanges.

Le cas de la facture électronique obligatoire quand établie auprès d’établissements publics

Depuis le 1er janvier 2019, vous êtes dans l’obligation d’émettre votre facture au format électronique et de la transmettre sur le portail Chorus Pro. Développé par l’AIFE (Agence Financière pour l’Informatique de l’Etat), il permet le dépôt, la transmission et le suivi de vos factures électroniques auprès des établissements publics. Et en prime, il est mis gratuitement à disposition des fournisseurs et accepte un grand nombre de formats de factures (PDF signé ou non, XML structuré ou mixte).

Si vous ne passez pas par une facture électronique pour vos clients du secteur public, vous ne risquerez pas d’amende mais ils ne sont du coup pas obligé d’honorer votre facture… Le mieux serait d’en parler ensemble, non ?

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