La TVA et notes de frais : comment s’en sortir ?!

Suite à vos nombreuses interrogations, nous vous livrons un petit rappel concernant les règles générales de déductibilité de la TVA sur vos frais professionnels.

Règles de base liées à la récupération de la TVA sur les notes de frais

Pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être respectées :
– les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise ;
– il faut posséder une facture justificative au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée ;
– la facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant ;
– la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

Retenez que selon la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA seront différentes.
Ainsi, s’agissant d’une prestation de services, le droit à déduction intervient lorsque la prestation est payée alors que pour les livraisons de biens la tva est déductible à l’émission de la facture. La note de frais doit toujours être appuyée par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse valablement déduire la charge et récupérer la tva afférente.

Certains types de dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA.

Règles particulières liées à la récupération de la TVA sur les notes de frais

Les règles de base devront toujours être respectées mais à des règles particulières s’ajoutent à trois types de dépenses qui méritent d’être étudiés en détail au niveau des règles de récupération de la TVA.

La TVA sur les frais de déplacement

Aucune TVA n’est récupérable concernant :
– les dépenses de déplacement en avion, en bateau et en train (celles-ci ne sont pas assujetties à la TVA) ;
– les indemnités kilométriques ne supportent pas la TVA ;
– la TVA sur les dépenses de logement (ne peut pas être récupérée pour la partie qui concerne le dirigeant ou les salariés de l’entreprise) ;
– la TVA grevant les dépenses de stationnement (ne peut être récupérée que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel).
S’agissant des dépenses de péage, la TVA est normalement récupérable.

La TVA sur les frais de carburant

Des règles spéciales s’appliquent au niveau de la récupération de la TVA sur le carburant. N’hésitez pas à nous contacter en ce sens.

La TVA sur les frais de réception

La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même dans le cas en aucun client n’est invité – est récupérable. Pour ce faire, il est nécessaire de justifier le caractère professionnel de la dépense.

Les factures liées aux frais de réception (restaurants ou hôtels), il faut que celles-ci :
– affichent l’identité et la qualité des bénéficiaires (salariés, dirigeants, prospects ou clients),
– soient établies au nom de l’entreprise (et non du dirigeant ou du salarié impliqué),
– soient cohérente avec les agendas et dates de déplacement des personnes concernées.
Lorsqu’une note de restaurant est inférieure à 150 euros, un ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC, suffit à exercer le droit à déduction.
La TVA sur les dépenses de logement ne peut pas être récupérée si elle concerne les partenaires de l’entreprise ou les prospects.

La TVA sur les autres frais

Les achats effectués pour l’entreprise, des factures de téléphone… seront prises en compte via des factures justificatives, établies nécessairement au nom de l’entreprise. Pour les factures concernant les téléphones portables personnels des salariés, seuls 50% des dépenses peuvent être déduites.

Retenez que les règles relatives à la récupération de la TVA sur les notes de frais sont très encadrées et sont souvent sujettes à vérification lors d’un contrôle fiscal. Nous sommes présents pour vous accompagner à cet effet.

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