Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant avec le secteur public ont pour obligation d’envoyer des factures électroniques. Or, cette dématérialisation va aller plus loin car d’ici 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront recourir aux factures électroniques. En effet, la loi de finances de 2020 a prévu l’émission obligatoire des factures électroniques selon un calendrier dépendant de la taille votre entreprise.
À noter
À partir du 1er juillet 2024, les entreprises devront être capables de recevoir les factures électroniques.
Pour aider les entreprises dans la mise en place de la facturation électronique, une nouvelle norme européenne de facture dématérialisée a été créée : la Factur-X. Il s’agit d’une facture mixte qui peut être traitée par les humains et par les logiciels comptables.
Nous allons donc vous expliquer le fonctionnement de la facture électronique et du nouveau modèle de facture hydrique qu’est la Factur-X.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facture électronique (ou e-facturation) est une facture émise et transmise de manière dématérialisée. Elle doit avoir un format électronique structuré et non être un simple PDF.
La facture électronique doit garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu. Bien entendu, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires des factures.
La facture électronique permet un traitement automatisé.
Attention
Lorsque vous imprimez une facture et que vous la numérisez pour l’envoyer par e-mail, il s’agit d’une facture dématérialisée et non, d’une facture électronique.
Concernant l’envoi d’une facture électronique, vous devez passer par une plateforme similaire à Chorus Pro (le logiciel préconisé par l’État et imposé dans le secteur public) ou recourir à un logiciel partenaire de l’administration fiscale. La facture doit être non-modifiable.
Enfin, vous êtes dans l’obligation d’archiver les factures électroniques : elles doivent être scellées et horodatées afin d’assurer la traçabilité et l’authenticité des factures. Pour cela, vous avez la possibilité de vous tourner vers des prestataires agréés par le Comité français d’accréditation (COFRAC).
Quel est le calendrier prévu pour l’obligation de transmettre des factures électroniques ?
Les entreprises assujetties à la TVA devront obligatoirement transmettre des factures électroniques à partir du :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
- 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et pour les entreprises individuelles.
Attention : Même si vous n’êtes pas redevable de la TVA, vous pouvez être assujetti ! C’est le cas pour la microentreprise en franchise en base de TVA.
Une grande entreprise est une entreprise qui remplit une des deux conditions suivantes :
- avoir au moins 5 000 salariés,
- avoir plus de 1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires et plus de 2 milliards d’euros de total de bilan.
Pour être une ETI, l’entreprise doit compléter les conditions suivantes :
- employer entre 250 et 4 999 salariés ;
- avoir un chiffre d’affaires n’excédant pas 1,5 milliard d’euros ou un total bilan n’excédant pas 2 milliards d’euros.
Par ailleurs, une entreprise qui emploie moins de 250 salariés, mais qui a un chiffre d’affaires supérieur à 50 millions euros (ou plus de 43 millions d’euros de total bilan) est aussi considérée comme une ETI.
Enfin, votre entreprise est considérée comme une PME si elle emploie moins de 250 salariés et obtient un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 50 millions d’euros ou un total bilan n’excédant pas 43 millions d’euros.
À noter
Cette obligation ne concerne que vos transactions B2B (entre professionnels) nationales.
La Factur-X est-elle une facture électronique ?
Oui, la Factur-X est une facture électronique.
Il s’agit d’une facture mixte composée de deux parties :
- une partie prend la forme d’un PDF/A3 lisible par les humains et contenant toutes les mentions obligatoires d’une facture ;
- une deuxième partie a une forme structurée XML contenant les données permettant aux machines de traiter automatiquement le contenu de la facture.
La Factur-X est le standard franco-allemand. Elle offre la possibilité d’avoir des factures lisibles et facilitant l’intégration automatique.
Présentation de la Factur-X
Pour palier aux difficultés des entreprises à s’équiper d’une solution de facturation dématérialisée, un standard a été créé : la Factur-X. Celle-ci est peu coûteuse à mettre en place et adaptée aux besoins des PME. Bien entendu, elle répond à la norme sémantique européenne EN 16931 publiée par la Commission européenne.
Cette Factur-X propose plusieurs profils de données (du « minimum » au « extended ») afin de permettre une large adoption par les entreprises.
La Factur-X est une facture électronique mixte (ou hybride). Elle contient plusieurs formats de fichiers (PDF/A3 et XML) pour être lisible et exploitée par les humains et les logiciels comptables.
De ce fait, elle se présente comme une facture classique en PDF, mais qui contient un fichier XML contenant toutes les informations essentielles (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, montant HT et TTC…).
Le format PDF
Le PDF est un format informatique compatible avec tous les logiciels de visualisation et lisible par les humains. Il garantit l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture.
Le format XML
Le format XML (extensible markup language) est un langage informatique lisible par les logiciels. Il permet d’automatiser l’enregistrement comptable et le reporting des données de transaction vers l’administration fiscale. Il contient du texte représentant les données structurées qui peuvent être traitées de manière automatique.
Le format PDF/A3
Le PDF/A3 (ou Format de Document Portable pour l’Archivage de 3e génération) contient donc l’image de la facture sous forme PDF et les données structurées de la facture sous fichier XML. Ce fichier permet d’inclure des pièces-jointes.
Ce système vous permet de lire directement la facture et d’automatiser les tâches administratives dans votre logiciel comptable.
La création d’une Factur-X
Vous souhaitez créer une facture sous le format Factur-X ? Rien de plus simple. Vous pouvez continuer à utiliser votre système de facturation habituel. Toutefois, après la création de votre facture, vous devrez la convertir via une plateforme de dématérialisation (du PDF à une Factur-X).
Vous avez également la possibilité de choisir un prestataire qui prendra en charge vos factures électroniques sous le format Factur-X.
Par ailleurs, la Direction générale des Finances publiques (DGFIP) préconise le recours à deux modèles pour la transmission des factures :
- la transmission des factures électroniques via une plateforme publique (modèle V) ;
- la transmission des factures électroniques via une plateforme privée certifiée (modèle Y).
Contactez les équipes d’Exentys pour commencer dès maintenant à vous organiser pour mettre en place la facturation électronique au sein de votre entreprise.
