La crise sanitaire a entrainé un ralentissement important de l’activité économique et rendu l’avenir très incertain (report de chantiers, report de dépôts ou d’instructions de PC,….). Les entreprises d’architectures et de paysagistes sont confrontées à des difficultés qu’elles n’avaient pu prévoir. La crise économique engendrée par le premier confinement et le couvre-feu, les administrations publiques (département urbanisme) aura un impact majeur sur l’exercice 2020 des entreprises.  Dans ce contexte, pourquoi bâtir un budget prévisionnel de l’activité ?

Les intérêts à réaliser un budget prévisionnel pour une agence d’architecture en période de COVID

Le prévisionnel permet de réfléchir et faire le point sur son activité

Premièrement, cette démarche oblige à adopter une attitude constructive et volontaire. Ensuite, elle ouvre le champ de la réflexion. En se projetant (seuls les associés peuvent se projeter) et en reconsidérant son offre auprès des particuliers, en retravaillant les appels d’offres publics pour intégrer les contraintes de pandémie, en trouvant une approche innovante pour le coworking, les associés peuvent faire le point sur son activité et trouvent des pistes pour améliorer leurs services et les faire évoluer. Ainsi, le monde de l’architecture et ses sous-traitants sortent de leur cadre de référence pour trouver des solutions concrètes.

Le plan d’affaires est utile pour s’adapter aux prévisions

Enfin, cette démarche contraint à anticiper l’adaptation des ressources et des moyens aux capacités prévisionnelles des projets d’architecture. Ainsi, cela oblige à limiter ou augmenter les ressources humaines en CDD, en CDI ou sous-traitants en fonction de la croissance à venir.

Comment créer ce plan prévisionnel ?

Un plan à court terme

Compte tenu du contexte économique actuel, il est recommandé d’établir des prévisions à court terme, c’est-à-dire à 12 mois ou plus en fonction du marché de l’architecte. La durée de 12-24 mois est recommandée car elle permet de mettre en œuvre des actions et d’en mesurer l’impact, mais elle est aussi suffisamment courte pour ne pas perdre son temps dans de la prévision-fiction.

Ces prévisions peuvent se calculer par mois, si cela est nécessaire. Attention cependant à prendre en compte la variation du nombre de jours ouvrés ou ouvrables d’un mois à l’autre, comme celle d’un jour donné de la semaine. Par exemple, il est important de positionner les différentes phases des projets dans le temps afin d’anticiper les ressources nécessaires.

Choisir la métrique à évaluer

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Ces prévisions peuvent prendre uniquement en compte le chiffre d’affaire généré au global ou segmenté par type de projets. Il est également utile de se projeter sur différents KPIs tels que le nombre de projets, la durée des projets, le taux d’avancement, le taux d’occupation des salariés, etc.

Construire un plan de trésorerie adapté à la crise

Votre plan prévisionnel doit permettre d’avoir une vision claire de votre trésorerie à court terme. Cela sera possible en établissant un relevé des charges de personnel ainsi que les autres dépenses incompressibles (loyer, taxes etc.)

Ensuite, il s’agira de calculer un chiffre d’affaire conservateur qui vous permettra d’avoir une vision à moyen terme dans le cadre d’une sortie de crise. N’hésitez pas à établir plusieurs scénarios en lien avec votre activité d’architecte.

Quelle fréquence pour ce prévisionnel ?

Le prévisionnel de trésorerie pourra être mis à jour le plus régulièrement possible afin d’avoir une vision précise des impacts de vos opérations d’encaissements et de décaissements. Cette répétition permet de souligner des écarts qui, le cas échéant, nécessitent d’engager immédiatement des actions correctrices. Si ces prévisions ne sont pas réalisées, il serait difficile d’apprécier le degré d’urgence et d’importance de ses variations. Compte tenu du contexte particulier, il sera judicieux d’avoir un plan de trésorerie sur douze mois, notamment si vous souhaitez faire une demande de financement auprès d’établissements bancaires, et pour cela de vous appuyer sur l’expertise de votre comptable.

Votre expert-comptable, un allié pour établir le prévisionnel de votre agence d’architecture

Les étapes nécessaires à la réalisation du prévisionnel

Votre comptable pourra vous aider à mieux appréhender l’impact de la crise Covid-19 sur l’activité de votre agence d’architecte. Pour ce faire, il devra procéder à certains ajustements, notamment :

  • Intégrer à votre prévisionnel et à votre tableau de suivi d’activité 2020 la baisse de votre activité liée au confinement
  • Évaluer le rythme de la reprise de votre activité et donc du redécollage de votre chiffre d’affaires. Cette évaluation reposera sur une hypothèse qui devra être la plus réaliste et raisonnable possible, et qui prendra en compte la dynamique des nouveaux projets commandés par vos clients.
  • Intégrer au révisé les éventuelles économies engendrées par la mise en place d’un plan d’activité partielle. En effet, grâce au plan d’activité partielle, vous avez pu économiser une partie de votre masse salariale de l’année.

Ce travail vous permettra de disposer de votre prévisionnel de l’année révisé de l’impact passé et futur de la crise actuelle, tel que vous pouvez le prévoir à date.

Un arrêté intermédiaire pour une analyse plus précise de votre situation

Si vous souhaitez disposer d’une photographie plus complète et précise de l’impact passé de la crise sur votre activité, votre expert-comptable pourra procéder à un arrêté intermédiaire de votre activité, au 30 juin ou au 30 septembre, par exemple. Cet arrêté permettra de saisir précisément le retard que vous aurez à rattraper, en termes de projets notamment.

Votre expert-comptable, un allié pour trouver des sources de financement

 Négocier avec les banques privées et publiques et les créanciers

Pour limiter l’impact économique de la crise sur votre trésorerie, vous pouvez négocier avec des banques pour débloquer les fonds nécessaires à la poursuite de votre activité. En France, la BPI est mobilisée pour soutenir l’ensemble des entreprises françaises durant cette période de crise. Elle établira votre profil de risque avant de vous accorder l’aide souhaitée.

Pour ce faire, vous devrez transmettre à la BPI un plan de trésorerie à 6 mois au minimum. Ce plan doit être clair et précis, si vous souhaitez bénéficier d’un financement rapide. En outre, la BPI maintient ses dispositifs classiques tels que le prêt innovation par exemple.

Par ailleurs, les agences d’architectes peuvent bénéficier du fonds de solidarité. Ce dispositif est accessible aux sociétés et associations, travailleurs indépendants, micro-entrepreneurs, et professions libérales. Pour en bénéficier, la création de votre agence d’architecte doit être antérieure au 30 septembre 2020, et l’agence doit avoir subie une perte de chiffre d’affaires d’au moins 50% durant la période comprise entre le 1er et le 30 novembre 2020.

Face à la crise sanitaire, à un ralentissement de la demande, à un changement de notre mode de vie, la conjoncture de l’immobilier et de la construction nous obligent à repenser les prévisions envisagées. Nos experts-comptables restent à votre disposition pour prendre le recul face à cette crise économique.

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