Entre 2024 et 2026, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Cette obligation repose également sur la mise en place d’un Portail public de facturation (PPF). Or, celui-ci n’acceptera que certains types de formats de facture électronique :
- le format XML UBM ;
- le format XML CII ;
- le format Factur-X.
À noter
Vous aurez la possibilité de choisir un autre format si vous passez par une plate-forme de dématérialisation partenaire (PDP).
Qu’est-ce que le format Factur-X ?
Le format Factur-X est né de la collaboration entre la France et l’Allemagne. Il s’agit d’une facture électronique, c’est-à-dire une facture créée, émise et reçue au format électronique.
Factur-X est un fichier PDF/A-3 : un format mixte ou hybride qui combine un PDF et un fichier structuré. Il comporte :
- une facture au format PDF lisible par les humains et contenant toutes les informations utiles pour son traitement traditionnel. Elle atteste l’authenticité, l’origine et le contenu de la facture ;
- un fichier de données structurées au format XML en pièce-jointe. Il reprend les détails de la facture et permet l’intégration automatique de la facture dans les systèmes de gestion et/ou les logiciels de comptabilité.
Bonne nouvelle, ce format est compatible avec tous les logiciels comptables ! Vous pouvez ainsi l’envoyer à tous vos clients sans vous demander s’il peut le lire et l’exploiter. Selon son avancée dans la dématérialisation, son logiciel ne prendra que les données structurées qu’il peut exploiter.
Par ailleurs, pour pouvoir s’adapter à chaque entreprise, le format Factur-X propose différents profils de données.
Quels sont les profils de données de la Factur-X ?
Afin de faciliter l’adoption et la généralisation de ce nouveau format, la Factur-X propose cinq profils de données. Ces profils dépendent du détail des informations contenues dans le fichier XML. Ainsi, un profil conviendra forcément à votre entreprise et à ses besoins.
Les profils de données du format Factur-X sont les suivants :
- Le profil « MINIMUM » : il correspond à l’extraction des données d’en-tête et de pied. C’est l’équivalent des données demandées par la plateforme Chorus Pro (celle utilisée par le marché public). Il contient toutes les données obligatoires de facturation ;
- Le profil « BASIC WL » ou Without Lines : il s’agit du profil « MINIMUM » auquel s’ajoutent les données de facturation qui permettent d’automatiser le traitement par le système d’information du client (références de livraison, nom et adresse du fournisseur, mode de paiement, référence bancaire). Il correspond aux données d’en-tête et de pied les plus utilisées par les acheteurs ;
- Le profil « BASIC » : c’est le profil « BASIC WL » avec les données essentielles des lignes de facture (numéro de ligne, référence article, quantité, unité, prix unitaire Hors Taxes (HT), total HT de la ligne) ;
- Le profil « EN 16931 » ou « COMFORT » : il contient toutes les données inscrites dans la norme sémantique européenne EN 16931 soit 165 champs de données possibles qui font appel à des listes de codes standardisés ;
- Le profil « EXTENDED » : il correspond au profil « EN 16931 » avec la prise en compte supplémentaire de processus commerciaux complexes (factures avec plusieurs lieux de livraison ou avec des conditions de paiement spécifiques par exemple).
Comme vous pouvez le voir, le format Factur-X vous donne la possibilité de créer des factures à valeur ajoutée contenant un maximum d’informations structurées. Un autre avantage de ce format est que vous pouvez ajouter des pièces-jointes telles que des bons de commande, vos conditions générales de vente, etc. Par ailleurs, vos destinataires demeurent libres d’intégrer ou non les données structurées transmises selon leurs besoins et leur maturité en matière d’automatisation du traitement des factures.
Factur-X se révèle particulièrement adapté aux besoins des très petites entreprises et des petites et moyennes entreprises.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
Pour rappel, une facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires que la facture « classique ». Il s’agit de :
- la date de la facture ;
- le numéro de la facture ;
- la date de la vente ou de la prestation de services ;
- l’identité du vendeur ou du prestataire de services :
- dénomination sociale ou nom ;
- adresse du siège social ;
- adresse de facturation ;
- numéro SIREN/SIRET ;
- forme juridique,
- capital social ;
- numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation ou numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation.
- l’identité de l’acheteur ou du client :
- dénomination sociale ou nom ;
- adresse ;
- adresse de livraison et adresse de facturation si différente ;
- le numéro SIREN.
- le numéro de l’éventuel bon de commande ;
- le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client s’ils sont redevables de la TVA et que la facture a un montant supérieur à 150 euros HT ;
- la catégorie de vente (biens, services, mixtes) ;
- la désignation et le décompte des produits et services rendus :
- nature, marque, référence des produits ;
- matériaux fournis et/ou main d’oeuvre ;
- dénomination, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, les éventuelles remises et rabais.
- le prix catalogue (prix unitaire hors TVA ou taux horaire hors TVA) ;
- le taux de TVA légalement applicable ;
- l’éventuelle réduction de prix (rabais, ristourne, remises à la date de vente) ;
- la somme totale à payer HT et toutes taxes comprises (TTC) ;
- les informations sur le paiement :
- date de paiement ;
- conditions d’escompte ;
- taux de pénalités ;
- l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits si ce mode de paiement est choisi.
D’autres mentions peuvent être obligatoires selon votre activité. Par exemple, si vous avez un régime de franchise de TVA, vous devez ajouter sur vos factures la mention « TVA non application, art. 293 B du Code général des impôts ». Par ailleurs, l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans doivent être indiquées pour les biens soumis.
Vous souhaitez en savoir plus sur le format Factur-X et commencer à mettre en place la facturation électronique ? Les équipes d’Exentys vous accompagnent !